Кем заверить опись


Кем заверить опись

Представление копий документов


→ Обновление: 7 апреля 2016 г. В каком виде представлять ? Здесь всего два варианта. ВАРИАНТ 1. В виде бумажных копий. На копии каждого документа должны быть:

  1. заверительная надпись «Верно»;
  2. дата заверения.
  3. должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Как правило, заверяет копии директор либо его уполномоченный представитель;

Также можно на копии поставить печать, если ваша фирма ее использует, но делать это вы не обязаны.

Если истребуемый документ многостраничный, то можно не заверять каждую страницу, а прошить весь документ и заверить уже подшивку, соблюдая следующие рекомендации:

  1. объем сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
  2. пачка прошивается через два или четыре прокола
  3. каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;

Опись документов: правила использования и оформления

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности. Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве.

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Содержание

  1. В делопроизводстве
  2. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
  3. Для передачи в архив
  4. На уничтожение
  5. Правила составления
  6. Применение и назначение описи
  7. Изъятых документов
  8. В архиве
  9. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов
  10. Внутренняя опись для личного дела
  11. Для почты
  12. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

Работа компаний и организаций связана с немалым объемом документов: корреспонденция, дела, приказы, заявления, распоряжения, инструкции, отчеты и другие. На протяжении деятельности предприятия, организации, компании документы проходят свой долгий и насыщенный цикл. Конечной точкой их оборота является архив.

Дорогие читатели! Мы постоянно пишем актуальные и полезные материалы на наш интернет-журнал по бизнесу и финансам, подписывайтесь на наш канал в Несмотря на технический прогресс, бумажный документооборот всё еще существует в любой компании.Все документы требуют учета и оптимизации, для этого и нужна опись документов. Это, своего рода справочник, который содержит состав и описание документов, систематизирует их.? Советы и полезную информацию вы найдете по ссылке.Составление описей — это важный этап в обработке, систематизации и сохранении документов.

Рекомендуем прочесть:  Земельный налог с юридических лиц

Опись нужна для хранения и четкого

Как правильно составить опись предоставляемых документов

› В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта.

Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

— для передачи в другую организацию — для сдачи в архив — для бумаг с постоянным сроком хранения — для передачи в пределах одной фирмы Содержание Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа.
Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций: Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.

Опись документов — составляем образец

Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы. Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации.

Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.

Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:

  1. Перечни документов, характерных для специфических организаций (правоохранительных, судебных органов и т. д.)
  2. Описи дел личного состава.
  3. Описи дел временного хранения. Содержат список документов дел временного хранения (т. е. дела со сроком хранения не более 10 лет).
  4. Описи дел постоянного хранения. Основным их назначением является раскрытие состава дел и их содержания.

Кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы направляются в государственные органы или архив.

Лист-заверитель дела: содержание и оформление

Готовите документы к передаче в архив?

Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации. Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией.

Одним из важнейших участков считается формирование дел. Под термином “дело” понимаются документы, объединенные в совокупность по принципу принадлежности к одному участку работы.

Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу.

Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы. От верного распределения документации в дела зависит сохранность наиболее важных служебных бумаг, а также скорость их поиска при последующей работе. Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е.

Составляем опись дел

Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив.

Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.

■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015). Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись

Составляем описи дел

В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях.

Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: в делопроизводстве – при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел); в архиве – при научно-технической обработке дел (включает переплет или подшивку их в твердую обложку), при этом описи составляются на дела по различным категориям (например, постоянного хранения, по личному составу) или на специфические дела долговременного хранения, характерные для деятельности каждой организации (научно-техническая документация (проектная, технологическая, конструкторская, научная), документы записей нотариальных действий, фотодокументы, судебные, следственные дела и др.).

Опись документов

Для чего нужна опись документов. Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации – договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации.

Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве.

Также подлежат описи дела по личному составу. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение – простое дело, не требующее особых умений и навыков.

+ +